Alcune professioni, come ad esempio l’avvocato o il notaio, richiedono l’uso di molti documenti, che devono essere letti, studiati ed analizzati.
Nonostante la tecnologia moderna sia sempre più all’avanguardia, alcune operazioni vanno fatte su carta e non solo su un computer.
In ogni caso tutto questo peso cartaceo dovrà poi essere archiviato e conservato con estrema cura, in quanto caratterizzato da informazioni sensibili utilizzando degli appositi contenitori di archiviazione modulare.
Vediamo quindi l’importanza di questi validi supporti realizzati per contenere i documenti degli studi di avvocati e notai precisando che è possibile acquistare prodotti per l’archiviazione modulare su putunga.com dove scegliere tra il modello più adatto alle proprie esigenze.
Cos’è l’archiviazione modulare
Partiamo subito con il dire che non molto tempo fa l’archiviazione di documenti avveniva con delle scatole, in cui nell’etichetta che si trova di fronte si scrivevano le informazioni sul contenuto.
Con il passare del tempo si è pensato di passare ad un sistema di archiviazione dei dati, ossia un procedimento di identificazione e spostamento degli stessi a lungo termine.
Le informazioni raccolte, quindi trasformate in dati, necessitano di essere conservate secondo le normative vigenti, seguendo un ordine cronologico ed essere così facilmente reperibili nel corso del tempo.
Obiettivo dell’archiviazione modulare
L’obiettivo dell’archiviazione modulare è quello di evitare che i dati che non vengono utilizzati per un periodo (o per sempre) possano andare persi oppure danneggiati.
Inoltre, in questa maniera, saranno più facili da reperire qualora servissero in un futuro.
Prendiamo per ipotesi la figura dell’avvocato: egli deve reperire tutte le informazioni che necessita per il caso, ma l’art. 33 Comma 1 del Codice Deontologico Forense, impone al professionista di restituire (se richiesto) gli atti, le documentazioni e le traduzioni giurate ricevute da parte del cliente, da parti terze o dalla parte assistita.
Per questo motivo è importante l’archiviazione modulare.
Regole per un’archiviazione modulare di dati in studi notarili e di avvocati
Quando un avvocato o un notaio si ritrovano a dover archiviare il loro materiale, sono costretti a seguire delle regole ben precise, dettate da specifiche tecniche.
Di conseguenza, gli avvocati così come gli altri professionisti dei processi telematici opereranno in modalità differenti a seconda del processo di archiviazione.
Nei processi telematici avremo quindi:
- Diversi modi in cui il documento informatico viene impostato;
- Diversi modi in cui gli atti vengono sottoscritti digitalmente;
- Regole diverse da rispettare per depositare un documento informatico;
- Diverse norme che regolano il perfezionamento del deposito telematico.
Vi sono delle regole anche per quanto riguarda il formato del documento, ovvero:
- Il documento redatto dovrà essere trasformato in PDF, ma con delle specifiche particolari (PDF/A-1a o PDF/A-1b);
- Il documento deve essere sottoscritto con firma CADES BES;
- Il documento deve avere una dimensione massima di 10 MB (quindi può essere inferiore o pari), nel caso la dimensione venga superata i file dovranno essere suddivisi (sempre rispettando il massimo dei 10 MB). Con un invio telematico è possibile inoltrare 50 file con un massimo di 50 MB, sempre nel rispetto delle norme vigenti;
- È vietato trasmettere documenti e i relativi allegati nei formati compressi (zip o rar per esempio).
Oggigiorno, la dematerializzazione dei vari documenti degli studi di professionisti ha trasformato notevolmente il concetto di archiviazione modulare.
Infatti, la stragrande maggioranza dei documenti di un avvocato, per esempio, è in formato digitale o informatico, mentre l’archivio è in parte cartaceo è in parte digitale.
Proprio per questo motivo nasce la necessità e l’esigenza di capire come un avvocato debba archiviare e conservare i documenti digitali.
Tenendo anche presente che una fetta dell’attività forense professionale è stragiudiziale come la contrattualistica.
La modalità di archiviazione moderna è stata una vera e propria scoperta dal momento che semplifica notevolmente il lavoro e tutta la parte successiva, fermo restando però che bisogna seguire esattamente cosa prevedono le normative in tal materia.
Apparentemente sembra facile e meccanico il lavoro di archiviazione modulare, specialmente elettronico, ma trattandosi di dati sensibili e delicati bisogna farlo con cognizione di causa.
